| >> 學(xué)院新聞 | >> 部門(mén)動(dòng)態(tài) |
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（含備查賬簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)可根據(jù)會(huì)計(jì)憑證內(nèi)的摘要、科目、金額、憑證編號(hào)等信息對(duì)已歸檔的憑證模糊搜索，調(diào)閱者可以在已知信息少的情況下盡可能地找出所需要的信息，方便靈活地查閱檔案，提高利用效率和工作效率。
提高利用效率，降低查找難度。本單位已入庫(kù)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案無(wú)法建立與電子憑證索引關(guān)系，查閱繁瑣困難。查閱時(shí)，需現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，領(lǐng)導(dǎo)審批，檔案管理人員一筆一筆地翻找，耗時(shí)耗力；異地調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，需要現(xiàn)場(chǎng)手工辦理審批流程，程序繁瑣，效率低下，甚至造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。
提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。本單位會(huì)計(jì)檔案多為立卷裝盒歸檔、集中庫(kù)房保管，會(huì)計(jì)人員查驗(yàn)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要到檔案庫(kù)房查找，耗時(shí)耗力，工作效率低下，信息傳遞依靠運(yùn)輸郵寄，難以建立企業(yè)間信息共享機(jī)制。實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理，會(huì)計(jì)人員直接按權(quán)限在線查驗(yàn)會(huì)計(jì)檔案，省時(shí)省力，全面提升了工作效率，電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)支持跨區(qū)域調(diào)閱檔案，多人同時(shí)在線查閱，企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)能夠根據(jù)相應(yīng)權(quán)限利用電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)及時(shí)抓取數(shù)據(jù)，與財(cái)務(wù)共享中心結(jié)合，形成綜合解決方案，打破系統(tǒng)間的壁壘，增強(qiáng)互補(bǔ)，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)整體“業(yè)財(cái)融合”戰(zhàn)略。
實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理，一方面利用加密技術(shù)與數(shù)字簽章，使電子會(huì)計(jì)檔案在收集歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)減少篡改、損毀、丟失的可能，另一方面以法律的形式確定電子會(huì)計(jì)檔案的效力，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案形成的過(guò)程與機(jī)制，從技術(shù)和制度兩方面保障電子會(huì)計(jì)檔案的原始性、真實(shí)性和安全性。
企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化的推行需加大電子會(huì)計(jì)檔案軟硬件設(shè)施投入，加快電子會(huì)計(jì)檔案管理的推進(jìn)，減少安全隱患。
